Wir automatisieren die Arbeit,
die Sie heute noch von Hand erledigen.

Wir entwickeln individuelle Automatisierungslösungen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Vereine – von der Belegerfassung bis zur kompletten Bestellabwicklung. Datenschutzkonform und auf unseren Servern in Deutschland.

Server-Infrastruktur in Deutschland Verschlüsselte Server AV-Verträge mit allen Dienstleistern
Datenschutz & Infrastruktur

Infrastruktur in Deutschland. Verträge wo es drauf ankommt.

Unsere Server stehen in Deutschland – Hosting, Backups und Workflows laufen ausschließlich auf eigener Infrastruktur bei Hetzner. Für KI-Dienste (LLMs) werden API-Anfragen an externe Anbieter gestellt; mit diesen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Self-hosted LLM-Inferenz auf eigenem GPU-Server ist in Vorbereitung.

Server in Deutschland

Zwei dedizierte, verschlüsselte Server bei Hetzner in Deutschland. Hosting, Backups und Workflows bleiben auf eigener Infrastruktur.

Regelmäßige Backups

Automatische Sicherungen sorgen dafür, dass Ihre Daten und Prozesse zuverlässig wiederherstellbar bleiben.

AV-Verträge

Mit unseren Dienstleistern – inklusive Hosting und eingesetzter KI-Anbieter – bestehen Auftragsverarbeitungs­verträge nach Art. 28 DSGVO.

DSGVO als Grundlage

Wir gestalten jede Lösung von Anfang an datenschutzkonform – nicht als nachträgliche Pflichtübung.

Was wir machen

Automatisierung für den Arbeitsalltag.

Wir nehmen uns wiederkehrende Büroaufgaben vor und bauen Systeme, die diese zuverlässig im Hintergrund erledigen. Konkret, messbar und auf Ihre Abläufe zugeschnitten.

Bescheinigungen automatisch erstellen

Spendenbescheinigungen und ähnliche Dokumente werden aus Ihren Daten automatisch erzeugt – inklusive Adresslisten und Versand. Aus Stunden werden Minuten.

Mehr dazu →

Belege automatisch erfassen

Belege werden hochgeladen, ausgelesen und strukturiert abgelegt – ohne manuelles Abtippen. Weniger Aufwand, weniger Fehler.

Mehr dazu →

Bestellungen direkt ins ERP

Bestellungen aus E-Mails und PDFs werden per KI ausgelesen und automatisch in Ihr ERP-System übertragen. Kein manuelles Erfassen mehr.

Mehr dazu →

Online-Formulare & QR-Codes

Digitale Anmelde- und Beitrittsformulare ersetzen Papier – per Link oder QR-Code erreichbar, mit automatischer Erfassung und Weiterleitung.

Mehr dazu →

Individuelle Workflows

Für Abläufe, die in kein Schema passen, entwickeln wir maßgeschneiderte Automatisierungen – exakt auf Ihre Prozesse abgestimmt.

Mehr dazu →

KI-Chatbots auf eigenem Server

Chatbots, die Fragen Ihrer Kunden oder Mitglieder beantworten – auf unserem Server gehostet und in Ihre Website integrierbar.

Mehr dazu →
6abgeschlossene Projekte
2verschlüsselte Server in Deutschland
3Köpfe im Team
100%DSGVO-konforme Umsetzung
Referenzen

Beispiele aus echten Projekten.

Ein Einblick in umgesetzte Automatisierungen und die Ergebnisse dahinter. Die ausführlichen Unterlagen senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu.

Verein

Automatische Spendenbescheinigungen

Spenden werden aus den Kontoumsätzen verarbeitet und die Bescheinigungen vollautomatisch erstellt – statt mühsamer Einzelbearbeitung Stunde um Stunde.

3.000Bescheinigungen in unter einer Stunde erstellbar
Verein

Digitale Mitgliedererfassung

Ein Online-Beitrittsformular ersetzt den Papierprozess: Erfassung, Ablage und interne Weiterleitung laufen automatisch nach dem Absenden.

80%+weniger Aufwand pro neuem Mitglied
Industrie

Automatisierte Bestellverarbeitung

Bestellungen aus E-Mails und PDFs werden per KI ausgelesen, geprüft und in das ERP-System übertragen.

0manuelle Dateneingabe nach Einrichtung

Insgesamt 6 abgeschlossene Projekte, weitere in Vorbereitung. Details auf Anfrage →

Über uns

Ein kleines Team mit klarem Fokus.

Hochmuth Automation ist ein inhabergeführtes Unternehmen aus Ispringen. Wir helfen kleinen und mittleren Unternehmen sowie Vereinen dabei, zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren.

Unser Anspruch ist es, ehrlich zu beraten und nur das umzusetzen, was tatsächlich Zeit spart. Sie haben dabei immer denselben festen Ansprechpartner – von der ersten Idee bis zum laufenden Betrieb.

Persönlich

Direkter Ansprechpartner statt Ticketsystem und Warteschleife.

Transparent

Klare Kommunikation, realistische Zeitpläne und faire Preise.

Datenschutzkonform

Eigene Infrastruktur in Deutschland, DSGVO als Grundlage.

Pragmatisch

Wir lösen das konkrete Problem – ohne unnötigen Technik-Overhead.

Das Team

NH

Niklas Hochmuth

Gesellschafter & Geschäftsführer
Beratung, Projektleitung & Umsetzung
BH

Benjamin Hochmuth

Gesellschafter & Projektbegleitung
Finanzen, Kundengespräche & interne Organisation
JL

Jonas Lossin

IT & Server-Infrastruktur
Wartung, Sicherheit & Serverbetrieb
Kostenloses Erstgespräch

Lassen Sie uns sprechen.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Anliegen – wir melden uns in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Mit dem Absenden erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage einverstanden. Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.

Direkter Kontakt

Lieber direkt? Schreiben Sie uns oder rufen Sie an.

info@hochmuth-automation.de +49 1590 6778299

So läuft es ab

Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an und sagen ehrlich, ob und wie sich eine Automatisierung lohnt – unverbindlich und kostenlos.

Unsere Lösungen im Detail.

Hier erklären wir, wie unsere Automatisierungen konkret funktionieren – und was sie in der Praxis bringen. Jede Lösung passen wir an Ihre Abläufe an.

Bescheinigungen automatisch erstellen

Das Problem

Spendenbescheinigungen und ähnliche Dokumente von Hand zu erstellen ist eintönig und fehleranfällig. Bei größeren Mengen geht dafür schnell ein ganzer Arbeitstag drauf – Daten heraussuchen, Vorlagen ausfüllen, prüfen, versenden.

Unsere Lösung

Wir bilden den kompletten Ablauf digital ab: Spenden werden aus den Kontoumsätzen erfasst, den richtigen Personen zugeordnet und die Bescheinigungen vollautomatisch erzeugt – inklusive Adresslisten für den Versand. Sie prüfen am Ende nur noch das Ergebnis.

Das Ergebnis

Aus stundenlanger Einzelbearbeitung wird ein Knopfdruck. Die Erstellung läuft im Hintergrund, standardisiert und nachvollziehbar – mit deutlich weniger Fehlern.

3.000 Bescheinigungen lassen sich in unter einer Stunde erstellen – statt in tage­langer manueller Arbeit.
Demo · Bescheinigung herunterladen

Belege automatisch erfassen

Das Problem

Belege werden gesammelt, abgetippt und sortiert – Zahl für Zahl, von Hand. Das kostet Zeit und es schleichen sich Tippfehler ein, die später mühsam korrigiert werden müssen.

Unsere Lösung

Belege werden einfach hochgeladen. Das System liest die relevanten Inhalte automatisch aus, ordnet sie zu und legt sie strukturiert ab. Sie behalten den Überblick, ohne jeden Wert selbst zu erfassen.

Das Ergebnis

Die Belegerfassung läuft im Hintergrund, statt Ihre Arbeitszeit zu blockieren. Weniger Routine, weniger Übertragungsfehler, jederzeit nachvollziehbar.

Hochladen statt Abtippen Aus Belegen werden direkt verwertbare, strukturierte Daten – ohne manuelle Eingabe.
Demo · Beleg hochladen & erfassen

Bestellungen direkt ins ERP

Das Problem

Bestellungen kommen per E-Mail und PDF herein und müssen Position für Position ins ERP-System übertragen werden. Eine Aufgabe, die volle Konzentration bindet und bei Personalausfall schnell zum Engpass wird.

Unsere Lösung

Ein System überwacht das Postfach, erkennt eingehende Bestellungen und liest die PDF-Inhalte per KI aus. In der ersten Stufe werden die Daten zur Prüfung aufbereitet, danach vollautomatisch über die Schnittstelle ins ERP übergeben.

Das Ergebnis

Die manuelle Dateneingabe entfällt, Fehler werden reduziert und der Prozess bleibt zuverlässig – auch ohne zusätzliches Personal. So lassen sich auch Engpässe abfedern.

Keine manuelle Eingabe Von der E-Mail bis zur ERP-Buchung läuft die Bestellung automatisch durch.
Ablauf · Bestellung bis ERP-Auftrag
E-Mail eingang Bestellung mit PDF PDF auslesen Text oder OCR KI extrahiert Positionen, Datum … Kunde bekannt? nein → Abgleich Kundenabgleich Automatisch zuordnen ja Artikel abgleichen Nummern + Preise Auftrag anlegen Automatisch ins ERP Abschluss PDF anhängen · archivieren Automatisiert ERP-Übergabe Entscheidung

Online-Formulare & QR-Codes

Das Problem

Anmeldungen und Beitritte laufen oft noch über Papierformulare: ausdrucken, ausfüllen, einscannen, abtippen, ablegen. Jeder Schritt kostet Zeit und birgt Fehlerquellen.

Unsere Lösung

Ein digitales Online-Formular ersetzt den gesamten Ablauf – inklusive Unterschrift, wenn nötig. Erreichbar über einen Link oder einen QR-Code, etwa auf Flyern oder Aushängen. Die Daten werden automatisch erfasst und die passenden E-Mails versendet.

Das Ergebnis

Aus einem mehrstufigen Papierprozess wird eine kurze Prüfung. Die Erfassung ist strukturiert, fehlerarm und sofort weiterverarbeitbar.

80%+ weniger Aufwand pro Anmeldung – statt 10–15 Minuten Handarbeit nur noch kurze Prüfung.
Demo · Anmeldung per QR-Code

Individuelle Workflows

Das Problem

Viele Abläufe sind so spezifisch, dass keine Standardsoftware sie sauber abbildet. Die Folge: improvisierte Zwischenlösungen, Daten, die mehrfach von Hand übertragen werden, und Reibungsverluste.

Unsere Lösung

Wir sehen uns Ihren konkreten Prozess an und bauen eine maßgeschneiderte Automatisierung, die genau Ihre Schritte abbildet und Ihre bestehenden Systeme miteinander verbindet – statt Sie in ein starres Schema zu zwingen.

Das Ergebnis

Eine Lösung, die zu Ihrem Ablauf passt, mitwächst und die Stellen automatisiert, an denen tatsächlich Zeit verloren geht.

Auf Sie zugeschnitten Wir automatisieren genau dort, wo es sich für Sie rechnet – nicht mehr und nicht weniger.
Ablauf · Individueller Workflow
Ihr Ablauf – automatisiert Eingang E-Mail, Formular, Datei E-Mail PDF Formular Webhook Verarbeitung KI liest · prüft · ordnet zu n8n führt aus Extraktion Prüfung Zuordnung Versand Ausgang ERP, Nextcloud, E-Mail ERP Nextcloud Dokument Nachricht Beispiel: Bestellungseingang E-Mail + PDF KI extrahiert Kunde, Positionen Matching Kundendatenbank Auftrag in weclapp Früher: 5–10 min manuell · Jetzt: automatisch

KI-Chatbots auf eigenem Server

Das Problem

Immer wieder dieselben Fragen von Kunden oder Mitgliedern binden Zeit – und außerhalb der Geschäftszeiten bleiben Anfragen oft unbeantwortet liegen.

Unsere Lösung

Wir richten einen Chatbot ein, der auf Ihre Inhalte abgestimmt ist und wiederkehrende Fragen rund um die Uhr beantwortet. Gehostet auf unserem eigenen Server in Deutschland und unkompliziert in Ihre Website integrierbar.

Das Ergebnis

Häufige Anfragen werden automatisch beantwortet, Ihr Team wird entlastet und Besucher bekommen sofort eine Antwort – auch nachts und am Wochenende.

Auf eigenem Server Gehostet in Deutschland und in Ihre Website integrierbar – Sie behalten die Kontrolle.
Demo · Chatbot im Einsatz

Nicht sicher, was sich bei Ihnen automatisieren lässt?

Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich eine Automatisierung lohnt.

Rechtliche Angaben

Impressum & Datenschutz­erklärung

Impressum

AnbieterHochmuth Automation GbR
AnschriftTurnstraße 4
75228 Ispringen
Vertreten durchNiklas Hochmuth
Benjamin Hochmuth
E-Mailinfo@hochmuth-automation.de
Telefon+49 1590 6778299
Verantwortlich für den Inhalt: Niklas Hochmuth, Anschrift wie oben.

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist die Hochmuth Automation GbR, Turnstraße 4, 75228 Ispringen. Sie erreichen uns unter info@hochmuth-automation.de.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden nationalen Datenschutzbestimmungen. Wir erheben nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website und unsere Systeme werden auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen erfasst und in Server-Logfiles gespeichert.
Erhobene DatenIP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite / Datei
übertragene Datenmenge
Referrer-URL
Browser und Betriebssystem
ZweckStabilität und Sicherheit der Website
RechtsgrundlageArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
DatenName
E-Mail-Adresse
ggf. Unternehmen / Verein
Nachricht
ZweckBearbeitung Ihrer Anfrage
RechtsgrundlageArt. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

5. Auftragsverarbeitung und Dienstleister

Sofern wir externe Dienstleister einsetzen, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO. Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus und achten auf ein angemessenes Datenschutzniveau.
Sollte ausnahmsweise eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erforderlich sein, erfolgt dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder eines Angemessenheitsbeschlusses.

6. Einsatz von KI-Systemen

Im Rahmen unserer Dienstleistungen können KI-gestützte Systeme zur Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Soweit dabei eingesetzte Anbieter in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
HinweisEs erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO.

7. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Server in Deutschland, regelmäßige Backups sowie eine durchgehende Transportverschlüsselung (SSL/TLS).
Erkennbar anDie Adresszeile des Browsers beginnt mit „https://".

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Vertragsrelevante Daten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

9. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung vorliegt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

12. Schriftarten

Diese Website verwendet zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf der Website lädt Ihr Browser die benötigten Schriftarten; dabei kann Ihre IP-Adresse an Google übermittelt werden.
RechtsgrundlageArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Weitere InfosGoogle Datenschutzerklärung

13. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die der Funktionsfähigkeit der Website dienen.
RechtsgrundlageArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

14. Widerruf Ihrer Einwilligung

Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
WiderrufFormlos per E-Mail an info@hochmuth-automation.de